Und wie funktioniert das nun mit dem neuen Bestellportal?

Darin können zukünftig alle internen Mitarbeiter*innen selbst Hardware und Software ordern. Im ersten Schritt nur Hardware etwa analog dem, was im Automaten angeboten wird, erweitert um Artikel, die auf Grund der Größe dort nicht hineinpassen, sowie Batterie bzw. Akkus. An Software wird nur solche angeboten, die keine besonderen Lizenzen benötigt und für alle Mitarbeitenden bestellbar ist, also keine fachliche Spezialsoftware. Stand letztens beim Videodreh waren ganze 3 Software-Artikel bestellbar…?

Die Prozesse hinten dran bleiben gleich. Also die automatisierte Bereitstellung der Software und der Bestellprozeß von Hardware bei unserem Dienstleister. Allerdings muß niemand mehr Daten von A nach B übertragen, sondern die Bestellung geht selbstverständlich automatisch zur Bearbeitung an das Warenwirtschaftssystem unseres Dienstleisters.

Wie beim Hardware-Automaten entfällt die Genehmigung.

Es werden also manuelle Schritte eliminiert, wodurch der Prozess insgesamt schlanker und damit schneller wird.

Mehr Transparenz

Zudem wird die Transparenz deutlich erhöht: natürlich kann sich die bestellende Person jederzeit im Portal über den Status ihrer Bestellung informieren. Und im Katalog kann ich mir einen Überblick über die bestellbaren Artikel verschaffen.

Ich bin sehr gespannt, wie das Portal ankommen wird!

Ausblick

Aber damit sind die Möglichkeiten noch lange nicht erschöpft. Wir denken darüber nach, in diesem Portal viele weitere Services anzubieten. Beispielsweise die Beantragung von Berechtigungen, oder die Möglichkeit, auf die eigene Hardware direkt ein Ticket eröffnen zu können („mein Monitor abc123 flackert“).

Auch die Bündelung von Einzelservices wäre toll: z.B. der Use Case „Einstellung einer neuen Mitarbeiterin“. Sie benötigt einen Laptop, einen Skype-Zugang und dazu ein Headset, außerdem Berechtigungen für die Systeme A, B und C. Alles verschiedene Bestellvorgänge, die aber in einem Vorgang abgewickelt werden könnten mit einmaliger Datenabfrage.

Im Moment muß man oftmals wissen, was alles dazugehört, zB. welche Berechtigung ich beantragen muß, um Aktion A ausführen zu können. Da ist nichts gebündelt, man muss es sich mühsam selbst raussuchen.

Wir stellen uns vor, das man zukünftig gefragt wird: „Soll Frau NeueMitarbeiterin einen Skype-Zugang bekommen?“ ja/nein. „Welches Headset soll für Frau NM bestellt werden?“ Headset1/ Headset2/ Headset3 … usw., bis alle notwendigen Informationen gesammelt sind und die Bestellung abgesendet werden kann.

Hier gibt es also sehr viel Potential, und ich hoffe, wir können zumindest einiges davon umsetzen. Das Problem ist, dass unterschiedlichste Fraktionen da mitspielen müssen, was immer Probleme bereiten kann. Aber ich drücke uns die Daumen!