Das Bestellportal-Projekt ist richtig interessant. Denn damit gehen wir (endlich und so mega überfällig) den Schritt zu „Help Yourself“. Was ich aus meiner Vergangenheit als völlig selbstverständlich kenne – nämlich dass ich mir notwendige Hard+Software aus einem (in einem Bestellsystem hinterlegten) Katalog selbstständig ordere inklusive Freigabeworkflow durch meine Führungskraft – ist hier noch nicht existent. Unglaublich! Hier gibt es sogenannte IT-Betreuer*innen, die das übernehmen.

Den Prozeß hält man nicht für wahr, würde man ihn nicht selbst erleben:

Aktueller Bestellprozess

Wenn ich etwas bestellen möchte, geht das so:

Ich suche im Intranet die Seite dieser IT-Betreuuer*innen. Dort suche ich aus einer Liste eine Mail-Formularvorlage. Diese ziemlich große Vorlage fülle ich komplett manuell aus, da gibts keinerlei automatische Dateneingabe, noch nicht mal meine Stammdaten sind vorausgefüllt, es ist eben einfach nur eine dumme Tabelle.

Dieses Mailformular sende ich an den Gruppenbriefkasten dieser IT-Betreuuer*innen (für mich die überflüssigste Truppe überhaupt hier…). Dort gibt es immerhin seit wenigen Jahren einen Automatismus, der aus der Mail ein Ticket erzeugt. Aus dem Ticketsystem erhalte ich eine automatische Eingangsbestätigung.

Der oder die Bearbeiter*in nimmt sich nun das Ticket, und es kann schonmal eine Woche bis dahin dauern… denn sie sind ja soooo überlastet…. und – Achtung, jetzt kommts: tippt die Daten manuell in unser eigentliches Bestellsystem ein.

Die Freigabe durch die Führungskraft (bzw. die Kostenstellenleitung, das ist nämlich nicht zwangsweise identisch mit der Führungskraft…) erfolgt in dem Bestellsystem. Hier hängt der Workflow oft das nächste Mal. Bei mir liegt die Kostenstellenleitung bei meinem Abteilungsleiter. Und der hat genug anderes zu tun, als permanent Bestellungen freizugeben. Wie hier Delegationen aussehen, weiss ich nicht genau (also was meine direkt FK freigeben darf).

Dann passiert bei Hardware lange nichts, und irgendwann erhält man den gewünschten Artikel von unserem Dienstleister gebracht (SLA eine Woche). Es gibt nach der Eingangsbestätigung keinerlei Statusupdate mehr. Man muß selbst bei den Kollegen*innen nachfragen, wo denn die Ware bleibt. Übrigens sind diese ständigen Nachfragen mit ein Grund für die „Überlastung“ dieser Truppe.

Software wird immerhin automatisiert bereitgestellt und ist normalerweise am nächsten Tag verfügbar.

Die Laptoptasche

Als ich neu hier im Unternehmen war, habe ich eine Laptoptasche bestellt. Ich habe also diese Mail an den Gruppenbriefkasten geschickt, und nie mehr etwas davon gehört. Damals gab es noch nicht mal diese Eingangsbestätigung. Und irgendwann, ich weiß nicht mehr, wie lange es gedauert hat, lag morgens eine Laptoptasche auf meinem Schreibtisch. Juchuuh. Ok, es hat letztenendes funktioniert, aber Transparenz = Null.

Dazu kommt noch: man hat selbst keinerlei Möglichkeit nachzusehen, was gibt es denn überhaupt? Man kann mit den IT-Betreuer*innen telefonieren und sich beraten lassen. Aber hallo, ich will eben schnell selbst nachsehen, zB. welche Laptoptaschen bestellbar sind.

Mir wurde damals, als ich mich darüber aufgeregt habe, doch tatsächlich erzählt: aber die Leute wollen das so! Ne, is klar….

Das ist sowas von Vorgestern!

Wie es nun mit dem neuen Bestellportal funktioniert, erzähle ich in einem weiteren Artikel.