Für Q4/2021 und das Jahr 2022 müssen wir unseren externen Dienstleister (DL), der uns im Configuration Management Projekt unterstützt, nachbeauftragen.

Anfang September haben wir vom Dienstleister dazu das Folgeangebot angefragt und erhalten.
Mitte/Ende September haben wir im Lenkungsausschuß den zugehörigen Change Request per Umlaufverfahren zur Genehmigung vorgelegt (notwendige Budgeterhöhung).

Unser Chef-Chef-Chef hat daraufhin vor der Genehmigung eine detailliertere Begründung angefragt. Diese haben wir erstellt und ihm abgegeben.

RV-DLs

Zwischenzeitlich war es Anfang Oktober. Dumm gelaufen, denn: Seit Anfang Oktober gab es Rahmenvereinbarungen, die mit 17 Dienstleistungsfirmen abgeschlossen worden waren. Jeder Einkauf von Dienstleistern außerhalb dieser Gruppe muss nun speziell begründet werden.

Prinzipiell finde ich das absolut richtig, mit einer Auswahl an Dienstleistern, mit denen in der Vergangenheit gute Erfahrungen gesammelt worden sind, Rahmenvereinbarungen mit besseren Konditionen auszuhandeln und vereinfachte Einkaufsprozesse zu ermöglichen.

Das Problem: unser Dienstleister gehört nicht zu dieser Rahmenvereinbarungs-DL-Gruppe (RV-DL)! Der Skill, den wir benötigen (spezifisches Tool-KnowHow) ist jedoch auch sehr speziell.

Ich kontaktierte unseren Einkauf, für den das alles auch noch recht neu war. Er schlug vor, 3 dieser DLs anzufragen, ob sie uns unterstützen können. Ok. Die Liste der DLs und Ansprechpersonen kann man natürlich nicht einfach im Intranet beim Einkauf runterladen, nein, die muss man zugesendet bekommen.

Aber okay, dort sind die Mailadressen drin, insofern war das recht rasch erledigt, 3 DLs anzufragen (das war am 07.10.21). Die, wie zu erwarten, negativen Antworten hatte ich am 13.10.21

Einkaufsprozess Start-Stop-Restart

Am 15.10. lag auch endlich schriftlich die endgültige Genehmigung unseres Change Requests vor, so dass wir nun den formellen Einkaufsprozess starten konnten.
Der Einkauf wurde recht rasch von den verschiedenen Rollen genehmigt, bis er stoppte. Wir hatten die Begründung bzgl. dieser RV-DLs anscheinend nicht korrekt eingetragen und mussten das nochmal anpassen.

Der Einkaufsprozeß wurde korrigiert am 20.10.21 erneut losgeschickt und rauschte wieder recht zügig durch die verschiedenen Genehmigungsschritte, bis er beim Chef-Chef-Chef zum Stehen kam.

Falscher Film

Und jetzt wurde es abstrus: Wir sollten bitteschön ALLE Dienstleister, mit denen Rahmenverträge bestehen, anfragen.

Weiterhin wurde tatsächlich die Frage gestellt, wozu wir überhaupt externe Unterstützung benötigen, was denn an dem Thema so kompliziert sei, dass wir so teuren Support einkaufen müssen. Tatsächlich ist unser Dienstleister etwas teuerer als die anderen DLs, aber durchaus auf üblichem IT-Beratungsniveau.

Es war auch deutlich erkennbar, dass die von uns erstellten Unterlagen wie zB. Entscheidungsbegründung, überhaupt nicht gelesen worden waren. Danke auch.

Ich schickte also am 01.11. an die 14 offenen RV-DLs eine Anfrage per Mail und erhielt bis zum 05.11. lauter negative Antworten.

Weiterhin erstellten wir zwei Folien, worin in dem Projekt die Komplexität besteht und weshalb wir genau unseren Dienstleister benötigen.

Pictures, please

Wir gaben die Infos an die Chefs weiter. Zurück kam: bitte ein Bild dazu.

Wie bitte? Wie stellt man bitte Komplexität dar, die aus dem Zusamenspiel der verschiedensten Themen und der schieren Anzahl an zu berücksichtigen Aspekten besteht? Zudem ist das Know How intern im Team nicht umfassend und ausreichend in allen Themenbereichen vorhanden.

Meine Kollegen schafften das recht gut, wie ich finde, und malten einen Enscheidungsbaum, was alles bei der Umsetzung einer neuen User Story zu berücksichtigen ist.

In letzter Minute stellten wir fest, das das Angebot unseres DLs nur bis Ende Oktober gültig war (klar, wer rechnet schon mit so einer Langwierigkeit…). Glücklicherweise sind bei denen die Prozesse schlank, wir hatten das aktualisierte Angebot innerhalb einer Stunde.

Am Freitag haben wir die Dokumente finalisiert, und den Prozeß erneut gestartet. Er läuft nun also zum 3. Mal durch, diesesmal hoffentlich erfolgreich!

Es waren dann auch nur 2,5 Monate, die wir dafür benötigt haben…. unglaublich.

Der Nachkauf für Q4/2021 ist jetzt fast schon obsolet. Derzeit kann unser externer DL auch nicht für uns tätig sein, da wir kein Stundenkontingent mehr übrig haben.

Die Wette

Meine Cheffin = Projeltleiterin und ich haben eine Wette laufen, bis wann der Einkauf erfoilgreich durchprozessiert ist. Sie schätzt bis zum 17.11., ich sage: nicht mehr im November. Ich bin gespannt, das Rennen ist noch offen!