Ich habe jahrelang meine Aufgaben und wiederkehrenden Termine mit ToddleDo verwaltet. Da ich aber Spielkind bin und gerne neues ausprobiere, habe ich immer wieder Alternativen getestet. Lange Zeit kam nix in Frage, das meine Bedürfnisse abgedeckt hätte.

Das hochgehypte Wunderlist beispielsweise hatte zwar eine gut gemachte Oberfläche, aber für mehr als einfache Aufgabenerledigung taugte das für mich nicht. Schatz und ich haben es als gemeinsamen Einkaufszettel verwendet… Wunderlist wurde von Microsoft gekauft und dieses Jahr eingestampft.

Herausforderung „Repeat from Completion Date“

Eine Herausforderung bei den meisten Tools sind die wiederkehrenden Aufgaben. Hier ist es meistens daran gescheitert, dass es To Dos gibt, die abhängig vom Termin der Erledigung wiederholt werden. Also wenn ich zum Beispiel am 01.07. die Waschmaschine entkalken wollte, aber erst am 20.07. dazu gekommen bin, muss ich das nicht erneut am 01.01. durchführen, sondern erst am 20.01.

Trello

Trello dürfte wohl mittlerweile den meisten ein Begriff sein. Mir gefällt das Tool eigentlich sehr gut, man kann damit verschiedenste Dinge organisieren und Aufgaben erledigen. Es ist eine Art Kanban-Board, aber da man seine Spalten frei verwalten und benennen kann, ist es flexibel nutzbar. In der kostenfreien Variante ist ausreichend Spielraum, zumindest für meine Bedürfnisse reicht es aus. Trello gehört übrigens zu Atlassian, von denen auch Confluence und Jira ist (was wir beides im Unternehmen einsetzen).

Für meine persönliche Organisation hatte ich jedoch bis dato nicht den richtigen Henkel dranbekommen. Für unsere Hochzeitsplanung habe ich dann Trello verwendet. Das hat gut funktioniert, R und ich konnten zusammen daran arbeiten und uns gut damit strukturieren und alles planen.

Mein Set-Up in Trello

So habe ich es dann auch nochmal für meine Eigenorganisation ausprobiert, und für den wichtigen Punkt „Wiederkehrende Aufgaben“ eine Lösung gefunden.

Ich habe mir drei Boards erstellt:

  • „Alex“: allgemeine Aufgaben, Backlog
  • „Repeating“: wiederkehrende Aufgaben, wie zB. regelmäßige Arzttermine, Entkalken der Waschmaschine usw.
  • „Ideen“: kein konkretes To Do, sondern „könnte ich auch mal machen“
  • Außerdem nutzen R und ich gemeinsam noch ein Board „RuA Projekte“

Board „Repeating“

Wie mache ich das nun mit Trello? Mein Board „Repeating“ enthält 5 Spalten:

  • „Repeating“: unregelmäßige oder sich oft wiederholende Aufgaben
  • Jan-Mar: regelmäßig im 1. Quartal durchzuführen
  • April-Juni: regelmäßig im 2. Quartal durchzuführen
  • Juli-Sep: regelmäßig im 3. Quartal durchzuführen
  • Okt-Dez: regelmäßig im 4. Quartal durchzuführen

Ich trage also meine wiederkehrenden Termine in der entsprechenden Spalte ein und setze die Erinnerung auf ein passendes Datum. So muss ich nicht ständig reinschauen, sondern werde zuverlässig an anstehende Dinge erinnert. Die als nächstes fälligen Termine sortiere ich für eine bessere Übersicht an den Anfang der jeweiligen Rubrik.

Vorgehen

Nach dem ich eine Aufgabe abgearbeitet habe, wird als Erinnerung der neue zukünftige Termin eingetragen, und sie wird an das Ende der Liste geschoben. Ich schiebe sie also nicht vertikal durch das Board (wie normalerweise bei Kanban), sondern horizontal innerhalb der Spalte. Eine „Done“-Liste macht hier keinen Sinn, da es ja wiederkehrende Tasks sind.

Meine halbjährlichen Aufgaben führe ich nur einmal. Nach Erledigung setze ich sie auf den neuen Termin und verschiebe sie in die passende Liste. Das ist übersichtlicher, als jeweils zwei Karten zu verwalten, die ich bei Verschiebungen beide aktualisieren muss.

Beispiel: Task fällig halbjährlich, nächster Termin im Februar. Nach dem ich die Aufgabe am 5.02. fertig gestellt habe, setze ich die Erinnerung auf den 05.08. und die Karte wandert in die Liste „Juli-Sep“.

Auf den Karten trage ich wichtige Infos zur Aufgabe ein, z.B. in welchem Rhythmus dies erledigt werden muss oder was genau zu tun ist. Zudem vermerke ich, wann ich den Task erledigt habe. Dadurch habe ich direkt die Historie beispielsweise meiner Augenarzt-Termine.

Showcase

So sieht das dann aus (ich habe zum Zeigen ein Board mit Beispielterminen angelegt):

Trello
Trello

Die Farbbalken sind die Kategorien der Termine, zB. „Wohnung“.

Auf meinem Handy habe ich die Trello-App, die mir als Widget die kommenden Termine anzeigt. Zudem gibt es Erinnerungen per Mail.

Man kann Tasks auch per Mail eröffnen. Das ist praktisch, wenn über den Weg To Dos reinkommen, z.B. die Aufforderung, den Strom-Zählerstand zu erfassen.

Ich nutze Trello nun seit Ende 2019 und es funktioniert gut!

Das ich bei sowas recht strukturiert bin, habe ich meinem Daddy zu verdanken. Er geht mit den Wartungsaufgaben im Haus ähnlich vor (allerdings noch old school mit Zettel und Bleistift 🙂 ) Aber ich finde es sehr hilfreich und so hat man einen Überblick über die notwendigen Dinge.