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Wiederkehrende Termine mit Trello organisieren

Ich habe jahrelang meine Aufgaben und wiederkehrenden Termine mit ToddleDo verwaltet. Da ich aber Spielkind bin und gerne neues ausprobiere, habe ich immer wieder Alternativen getestet. Lange Zeit kam nix in Frage, das meine BedĂŒrfnisse abgedeckt hĂ€tte.

Das hochgehypte Wunderlist beispielsweise hatte zwar eine gut gemachte OberflĂ€che, aber fĂŒr mehr als einfache Aufgabenerledigung taugte das fĂŒr mich nicht. Schatz und ich haben es als gemeinsamen Einkaufszettel verwendet… Wunderlist wurde von Microsoft gekauft und dieses Jahr eingestampft.

Herausforderung „Repeat from Completion Date“

Eine Herausforderung bei den meisten Tools sind die wiederkehrenden Aufgaben. Hier ist es meistens daran gescheitert, dass es To Dos gibt, die abhĂ€ngig vom Termin der Erledigung wiederholt werden. Also wenn ich zum Beispiel am 01.07. die Waschmaschine entkalken wollte, aber erst am 20.07. dazu gekommen bin, muss ich das nicht erneut am 01.01. durchfĂŒhren, sondern erst am 20.01.

Trello

Trello dĂŒrfte wohl mittlerweile den meisten ein Begriff sein. Mir gefĂ€llt das Tool eigentlich sehr gut, man kann damit verschiedenste Dinge organisieren und Aufgaben erledigen. Es ist eine Art Kanban-Board, aber da man seine Spalten frei verwalten und benennen kann, ist es flexibel nutzbar. In der kostenfreien Variante ist ausreichend Spielraum, zumindest fĂŒr meine BedĂŒrfnisse reicht es aus. Trello gehört ĂŒbrigens zu Atlassian, von denen auch Confluence und Jira ist (was wir beides im Unternehmen einsetzen).

FĂŒr meine persönliche Organisation hatte ich jedoch bis dato nicht den richtigen Henkel dranbekommen. FĂŒr unsere Hochzeitsplanung habe ich dann Trello verwendet. Das hat gut funktioniert, R und ich konnten zusammen daran arbeiten und uns gut damit strukturieren und alles planen.

Mein Set-Up in Trello

So habe ich es dann auch nochmal fĂŒr meine Eigenorganisation ausprobiert, und fĂŒr den wichtigen Punkt „Wiederkehrende Aufgaben“ eine Lösung gefunden.

Ich habe mir drei Boards erstellt:

  • „Alex“: allgemeine Aufgaben, Backlog
  • „Repeating“: wiederkehrende Aufgaben, wie zB. regelmĂ€ĂŸige Arzttermine, Entkalken der Waschmaschine usw.
  • „Ideen“: kein konkretes To Do, sondern „könnte ich auch mal machen“
  • Außerdem nutzen R und ich gemeinsam noch ein Board „RuA Projekte“

Board „Repeating“

Wie mache ich das nun mit Trello? Mein Board „Repeating“ enthĂ€lt 5 Spalten:

  • „Repeating“: unregelmĂ€ĂŸige oder sich oft wiederholende Aufgaben
  • Jan-Mar: regelmĂ€ĂŸig im 1. Quartal durchzufĂŒhren
  • April-Juni: regelmĂ€ĂŸig im 2. Quartal durchzufĂŒhren
  • Juli-Sep: regelmĂ€ĂŸig im 3. Quartal durchzufĂŒhren
  • Okt-Dez: regelmĂ€ĂŸig im 4. Quartal durchzufĂŒhren

Ich trage also meine wiederkehrenden Termine in der entsprechenden Spalte ein und setze die Erinnerung auf ein passendes Datum. So muss ich nicht stĂ€ndig reinschauen, sondern werde zuverlĂ€ssig an anstehende Dinge erinnert. Die als nĂ€chstes fĂ€lligen Termine sortiere ich fĂŒr eine bessere Übersicht an den Anfang der jeweiligen Rubrik.

Vorgehen

Nach dem ich eine Aufgabe abgearbeitet habe, wird als Erinnerung der neue zukĂŒnftige Termin eingetragen, und sie wird an das Ende der Liste geschoben. Ich schiebe sie also nicht vertikal durch das Board (wie normalerweise bei Kanban), sondern horizontal innerhalb der Spalte. Eine „Done“-Liste macht hier keinen Sinn, da es ja wiederkehrende Tasks sind.

Meine halbjĂ€hrlichen Aufgaben fĂŒhre ich nur einmal. Nach Erledigung setze ich sie auf den neuen Termin und verschiebe sie in die passende Liste. Das ist ĂŒbersichtlicher, als jeweils zwei Karten zu verwalten, die ich bei Verschiebungen beide aktualisieren muss.

Beispiel: Task fĂ€llig halbjĂ€hrlich, nĂ€chster Termin im Februar. Nach dem ich die Aufgabe am 5.02. fertig gestellt habe, setze ich die Erinnerung auf den 05.08. und die Karte wandert in die Liste „Juli-Sep“.

Auf den Karten trage ich wichtige Infos zur Aufgabe ein, z.B. in welchem Rhythmus dies erledigt werden muss oder was genau zu tun ist. Zudem vermerke ich, wann ich den Task erledigt habe. Dadurch habe ich direkt die Historie beispielsweise meiner Augenarzt-Termine.

Showcase

So sieht das dann aus (ich habe zum Zeigen ein Board mit Beispielterminen angelegt):

Trello
Trello

Die Farbbalken sind die Kategorien der Termine, zB. „Wohnung“.

Auf meinem Handy habe ich die Trello-App, die mir als Widget die kommenden Termine anzeigt. Zudem gibt es Erinnerungen per Mail.

Man kann Tasks auch per Mail eröffnen. Das ist praktisch, wenn ĂŒber den Weg To Dos reinkommen, z.B. die Aufforderung, den Strom-ZĂ€hlerstand zu erfassen.

Ich nutze Trello nun seit Ende 2019 und es funktioniert gut!

Das ich bei sowas recht strukturiert bin, habe ich meinem Daddy zu verdanken. Er geht mit den Wartungsaufgaben im Haus Ă€hnlich vor (allerdings noch old school mit Zettel und Bleistift 🙂 ) Aber ich finde es sehr hilfreich und so hat man einen Überblick ĂŒber die notwendigen Dinge.